リファレンスチェック

リファレンスチェックの記録・保管ルールと情報管理実務

2026年10月9日リファレンスチェック

監修：株式会社ストラテジックマーケティング「キャリアカ運営事務局」

リファレンスチェックを実施した後、集めた情報をどう保管し、誰がアクセスでき、いつ廃棄するかまで設計している企業は多くありません。実施すること自体がゴールになりがちですが、情報管理の甘さは個人情報漏えいリスクに直結します。本記事では実務担当者が押さえるべき管理ルールを整理します。

リファレンスチェックを選考の流れに組み込むなら、第三者評価を採用判断に統合できる採用管理システムをご検討ください。

リファレンスチェックの情報はなぜ管理が難しいのか

リファレンスチェックで得られる情報は、候補者本人だけでなく推薦者という第三者の発言も含みます。そのため通常の応募書類よりも取り扱いに注意が必要です。

また選考過程でメールやチャット、電話メモなど複数の媒体に情報が分散しやすく、どこに何が保存されているか把握しづらいという課題もあります。担当者が変わると管理が引き継がれず、情報の所在が不明になるケースも起こりえます。

保管する情報は、推薦者の回答内容、実施日、実施者、候補者への同意取得記録などが基本です。評価の根拠を後から説明できるよう、質問項目と回答を対応づけて残しておくと、選考の妥当性を振り返りやすくなります。

保管期間については法令で一律の年数が定められているわけではないため、自社の採用関連書類の保管規程に合わせて設定するのが現実的です。採用決定者の情報は一定期間、不採用者の情報は目的達成後に廃棄するなど、利用目的に応じた区分を設けることが望ましいとされています。

リファレンスチェックの結果は、選考に関わる限られた人のみが閲覧できるようにするのが基本です。現場の全員に共有してしまうと、本来の目的を超えた利用につながりかねません。

採用担当者、面接官、最終決裁者など役割ごとにアクセス範囲を分け、誰がいつ閲覧したかのログを残せる仕組みがあると安心です。紙やExcelでの管理よりも、権限設定ができるツールやシステムを使う方が運用の負担は軽くなります。

不採用となった候補者の情報は、選考終了後に一定期間を経て廃棄するルールを設けておくと、長期間の不要な保有を避けられます。廃棄方法は、紙であればシュレッダー、データであれば完全削除が基本です。

廃棄ルールは担当者の裁量に任せず、社内規程として文書化しておくことで、属人化を防ぎ、監査にも対応しやすくなります。

紙やメールでの管理を続けると、保管・共有・廃棄のすべてで手間がかかり、ミスも起こりやすくなります。情報管理の負担を減らすには、候補者の同意取得から推薦者への依頼、回答の集約までを一つの仕組みの中で完結させる方法が有効です。

第三者評価を可視化するサービスを活用すれば、実施記録やアクセス履歴が自動的に残り、担当者が変わっても情報の所在が分からなくなるリスクを抑えられます。候補者の実際の働きぶりを把握する目的と、情報管理の適正さを両立させる視点が今後ますます重要になっていくと考えられます。

リファレンスチェックの結果は何年くらい保管すればよいですか。

法令で一律の年数が定められているわけではありません。自社の採用関連書類の保管規程に合わせ、利用目的が終わった時点で廃棄する運用が一般的に推奨されています。

不採用者の情報はすぐに廃棄すべきですか。

選考終了後、必要な検証期間を経てから廃棄するのが現実的です。即時廃棄にこだわるよりも、保管期間と廃棄時期を社内規程であらかじめ決めておくことが重要です。

紙とシステムどちらで管理すべきですか。

どちらでも運用は可能ですが、アクセス権限の設定や履歴管理のしやすさを考えると、システムでの一元管理の方が情報漏えいリスクを抑えやすい傾向があります。