在職中候補者のリファレンスチェック｜実施可否と進め方の注意点

在職中の候補者へのリファレンスチェックが難しい理由

退職済みの候補者と異なり、在職中の候補者は現職の上司や同僚に転職活動を知られたくないケースが多くあります。推薦者として現職の関係者に依頼すると、転職の意思が職場に伝わってしまうリスクがあるため、候補者が強い不安を抱くことも珍しくありません。

一方で、現在の働きぶりを知る情報源として現職の関係者は貴重でもあります。この「知りたい情報」と「候補者の事情への配慮」のバランスをどう取るかが、在職中候補者のリファレンスチェックにおける最大の論点です。

実施可否を判断する3つの視点

在職中の候補者にリファレンスチェックを依頼するかどうかは、以下の観点で総合的に判断することをおすすめします。

いずれの視点でも、候補者本人の意向を最優先にする姿勢が前提になります。候補者の同意なしに現職関係者へ接触することは避け、必ず事前説明と同意取得を行う必要があります。

• 候補者の意向：現職に知られたくない事情があるか、どこまでなら許容できるか
• 現職への影響：推薦者が候補者の転職を知ることで業務や人間関係に支障が出ないか
• 推薦者の立場：推薦者自身が候補者の転職活動に協力することで不利益を被らないか

在職中でも進めやすい実施タイミングと伝え方

在職中の候補者に配慮する場合、選考の初期段階ではなく、内定を出す前後など、ある程度選考が進んだ段階で実施する企業が多い傾向にあります。早い段階で依頼すると、候補者が「まだ転職を決めていないのに」と警戒感を抱きやすいためです。

依頼する際は、なぜこのタイミングで実施するのか、どの範囲の情報を確認したいのかを候補者に具体的に説明すると、協力を得やすくなります。推薦者の人選も候補者に委ねる形にすると、現職への配慮と情報の信頼性を両立しやすくなります。

推薦者選定と依頼時の配慮ポイント

在職中の候補者から推薦者を選んでもらう際は、現職の直属上司ではなく、前職の上司や、現職でも転職活動を把握している同僚・取引先担当者などを候補に挙げてもらう方法があります。これにより、現職での立場を守りながら働きぶりを確認できます。

推薦者に連絡する際は、候補者が転職活動中であることを外部に広めないよう、連絡方法や質問内容にも注意が必要です。メールや電話での問い合わせ時は、候補者の了承を得た範囲内でのみ情報をやり取りする姿勢が求められます。

候補者主導型・オンライン完結の仕組みを活用する方法

在職中の候補者が特に気にするのは「誰に・いつ・どう連絡されるか」をコントロールできない不安です。候補者自身が推薦者を指定し、オンラインで評価を依頼できる仕組みを使うと、現職への配慮をしながら手続きを進めやすくなります。

こうした候補者主導型の仕組みは、採用担当者が個別に電話連絡をする手間を減らせるだけでなく、候補者にとっても「自分でコントロールできる」という安心感につながります。第三者評価を可視化するサービスの中には、このような進め方に対応したものもあり、面接だけでは見えにくい実際の働きぶりを、候補者の事情に配慮しながら確認する選択肢として活用されています。

社内判断に活かす際に気をつけたいこと

リファレンスチェックで得た情報は、個人情報として適切に管理する必要があります。取得目的を明確にし、本人の同意範囲を超えた共有や保管をしないよう、社内の取り扱いルールを事前に定めておくことが大切です。

また、在職中の候補者から得た情報は、現職での立場に配慮した限定的な内容になることも想定されます。情報量が少ない場合でも、それを理由に一方的にネガティブな評価をせず、面接内容と合わせて総合的に判断する姿勢が重要です。