Privacy Policy for Business

プライバシーポリシー（法人向け）

キャリアカ for Business　プライバシーポリシー

株式会社ストラテジックマーケティング（以下「当社」といいます。）は、当社が運営する採用・定着支援プラットフォーム「キャリアカ for Business」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

本ポリシーは、当社の全社的な個人情報保護方針（第1部）と、本サービス（法人向け機能）固有の個人情報の取扱い（第2部）から構成されます。

第1部　個人情報保護方針

当社は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の安全管理を徹底いたします。以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報の適切な収集、利用、提供等に努めます。

1.個人情報の管理者

当社は、個人情報を取り扱っている部門に個人情報の管理責任者を置き、その管理責任者に適切な個人情報の管理を行わせます。

2.個人情報の収集

当社が、個人情報を収集させていただく場合は、利用目的をできる限り特定し、ご本人に対し、個人情報に関する当社の窓口、個人情報の利用目的及び利用方法等を事前に通知したうえで、必要な範囲の個人情報を収集させていただきます。

3.個人情報の利用

当社は、前項に基づき通知した収集目的の範囲内で個人情報の利用及び提供を行うものとし、当社サービス等の最新情報や更新情報を適宜通知させていただきます。マーケティングに関しては協業するパートナーと一緒にご利用させていただく場合があります。

4.個人情報の非開示

当社は、前項に定める場合又は法令に定めのある場合を除き、ご本人の個人情報を第三者に開示することはありません。

5.個人情報の安全性の確保

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩等個人情報に関するリスクに対して、必要十分な安全対策を講ずるものとします。

6.個人情報の提供又は委託

当社は、第2項の利用目的の範囲内で、当社以外の者に個人情報を提供し、又は個人情報の収集若しくは管理を委託する場合があります。この場合においては、委託又は提供先が十分な個人情報保護の水準を満たすよう当社において管理を行うものとします。

7.法令の遵守及び取組みの改善

当社は、個人情報に関して適用される法令を遵守するとともに、上記各条項における取組みを継続的に改善するものとします。

第2部　キャリアカ for Business における個人情報の取扱い

第1部の方針を踏まえ、本サービス（法人向け機能）においては、以下のとおり個人情報を取り扱います。

第1条　本サービスの特性と当社・貴社の役割

本サービスは、企業（以下「貴社」といいます。）が、採用要件の設計、応募者書類のAIによる読み取り・構造化、面接支援、採用判断、入社前後のオンボーディング（受け入れ・定着支援）、面談フィードバックの共有等を、一気通貫で行うことができる採用・定着支援プラットフォームです。

本サービスにおいて、当社および貴社は、取り扱う個人情報について以下の立場に立ちます。

• 貴社・担当者の情報について、当社は自らの利用目的のために取得・利用する「個人情報取扱事業者」の立場に立ちます。
• 貴社が本サービスに入力・アップロードする応募者・従業員（入社者）の情報について、当社は貴社からの委託に基づき当該情報を取り扱う立場（受託者）に立ちます。これらの情報の取得・利用に関する適法性の確保（利用目的の特定・通知・本人同意の取得等）は、原則として貴社の責任において行われるものとします（第7条参照）。

第2条　取得する個人情報の項目

本サービスにおいて、当社は以下の情報を取得し、又は貴社から預かります。

（1）契約企業・担当者から取得する情報

• 企業名、所在地、業種、企業規模等の企業情報
• 担当者（管理者・人事担当者・部門担当者）の氏名、メールアドレス、役職
• ログイン用パスワード（暗号化された状態でのみ保持）
• 本サービスの利用履歴、個人会員パスポートの閲覧履歴、キャリアカ・リファレンス（評価取得依頼）の送信履歴
• ご契約・お支払いに関する情報
• 担当者が任意で連携した Google アカウント・Zoom アカウントのメールアドレスおよびユーザーID、連携のための認証情報（暗号化した状態でのみ保持）（第4条の2参照）

（2）貴社が本サービスに入力・アップロードする応募者・候補者の情報

• 貴社がアップロードする履歴書・職務経歴書その他の応募書類（PDF等）およびそこに記載された氏名、連絡先、生年月日、学歴・職歴、保有スキル等
• 上記書類からAIが読み取り・構造化した情報
• 応募書類に含まれる証明写真等の顔写真画像（貴社の操作により抽出・保存された場合）
• 面接メモ、評価・採用判断に関する記録
• 貴社が本サービスの取り込み用アドレスへ転送した応募通知メール（求人媒体・人材紹介会社からの通知）およびそこに記載された応募者の情報
• 本サービスを通じて貴社が応募者に送信したメール、および応募者が返信フォームから送信した内容・書類
• 面接の日程調整に関する情報（候補の条件、応募者が選んだ日時、Web会議のURL等）

（3）貴社が登録する入社者（従業員）の情報

• 氏名、部署、役職、入社日
• オンボーディング計画、面談フィードバックの内容、担当者の割り当て情報

（4）入社者本人が共有リンクを通じて自己申告する情報

• 面談フィードバックに対する確認・返信、上司評価とは別の自己評価
• 研修理解度・業務スピード・環境・相談相手・なじみ等に関するセルフチェック
• ご本人のコンディション（感情の健康状態）に関する自己申告
• 「いま助けてほしいこと」その他の自由記述、キャリアカBOX（担当者との双方向メッセージ）の内容

※（4）はご本人が任意に申告するコンディション等の情報であり、人事評価そのものではありません。当社および貴社は、これらを定着支援・受け入れ改善の目的にのみ利用し、目的外に利用しません。

第3条　利用目的

当社は、取得・受託した個人情報を以下の目的のために利用します。

• 本サービスの提供、運営、維持および改善
• 採用要件の設計、応募者書類のAIによる読み取り・構造化および管理
• 面接支援、採用判断のためのサマリー生成、リファレンス（第三者評価）の閲覧・取得機能の提供
• 入社前の期待値調整、入社後のオンボーディング・面談フィードバックおよび定着支援機能の提供
• 入社者本人と担当者の双方向コミュニケーション（キャリアカBOX等）の仲介
• 応募者への連絡（メールの送信、返信フォームの提供）、および面接の日程調整（面接官の空き時間の確認、カレンダーへの予定登録、Web会議URLの発行）
• 貴社ダッシュボードにおける定着状況・フォロー状況の可視化および統計分析
• 利用者からの問い合わせ対応、不正利用の検知および防止
• 利用料金の請求および決済処理
• 本サービスに関するお知らせ、アップデート情報等の通知
• 当社のマーケティング活動および統計分析（個人を特定できない形に加工した上で行うものを含みます）
• 法令または当社の利用規約等の遵守状況の確認

第4条　AIによる書類解析について

第4条の2　外部サービス（Googleカレンダー・Zoom）との連携について

本サービスでは、面接の日程調整のために、担当者が任意で Google アカウント（Googleカレンダー・Google Meet）または Zoom アカウントを本サービスと連携することができます。連携した場合、当社は以下のとおり情報を取り扱います。

（1）取得・利用する情報と権限

• Google アカウント：メールアドレス（どのアカウントと連携したかを表示するため）、カレンダーの空き状況（予定が入っている時間帯のみ。予定の件名・参加者・内容等は取得しません）、および本サービスで確定した面接の予定の作成・削除（本サービスが作成した予定のみを操作し、Google Meet の会議URLを付けます）。
• Zoom アカウント：メールアドレスおよびユーザーID（どのアカウントと連携したかを表示するため）、および本サービスで確定した面接のための会議の作成・削除（本サービスが作成した会議のみを操作します）。

（2）利用目的の限定

• これらの情報は、面接の日程調整（候補日時の算出、確定した面接の予定登録、Web会議URLの発行・案内）のためにのみ利用します。
• 広告、AIモデルの学習、第三者への販売・提供その他の目的には利用しません。
• 当社の従業員がこれらの情報を閲覧することはありません。ただし、貴社の同意がある場合、セキュリティ上の必要がある場合（不正利用の調査等）、または法令に基づく場合を除きます。
• 確定した面接の予定および会議URLは、機能の性質上、貴社が選択した面接官および当該応募者に共有されます。

（3）保管と安全管理

• 連携のための認証情報は暗号化したうえで保管し、本サービスの画面や通常の管理操作からは参照できないようにしています。
• カレンダーの空き状況は、候補日時を算出するたびにその都度照会し、保存しません。
• 本サービスで作成した予定・会議の識別子および会議URLは、日程調整の記録として、対応する応募者の情報が存続する限り保管します。

（4）連携の解除とデータの削除

• 担当者は、本サービスの「カレンダー・Web会議の連携」から、いつでも連携を解除できます。解除すると、当社は保管している認証情報をただちに削除します（Google については認証情報の失効手続きも行います）。
• Google アカウントのサードパーティ製アプリとの連携の管理画面、または Zoom の App Marketplace の「管理」画面から連携を削除することもできます。Zoom 側で削除された場合、当社はその通知を受け取り、保管している認証情報を削除します。
• 連携を解除しても、すでに作成された面接の予定・会議はカレンダーおよび Zoom に残ります。不要な場合は各サービス上で削除してください。

連携の手順や詳しい仕組みは、カレンダー・Web会議の連携ガイドをご覧ください。

第5条　個人情報の第三者提供

当社は、第1部第4項に定める場合のほか、以下の場合を除き、貴社・応募者・入社者の個人情報を第三者に提供しません。

• 個人会員（求職者）本人から事前の同意を得たうえで、当該本人の評価データを貴社に提供する場合（本サービスのリファレンス機能）
• 本サービスの提供に必要な範囲で、後記の外部事業者（クラウドインフラ・AI基盤等）に取扱いを委託する場合
• 法令に基づく場合、または人の生命、身体若しくは財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

第6条　外国にある第三者への提供

本サービスは、データベースおよびストレージのインフラとして、Supabase, Inc.（米国法人。以下「Supabase」といいます。）が提供するクラウドサービスを利用しています。

Supabaseのデータセンターは日本国内（東京リージョン）に所在しますが、Supabaseは米国法人であり、運営および技術サポートにあたって米国その他の国からデータにアクセスする可能性があります。また、応募書類のAI解析にあたり、当社は外部のAI事業者が提供するAPIを利用することがあり、当該事業者が国外からデータにアクセスする可能性があります。応募者とのメールの送受信には Resend, Inc.（米国法人）のメール配信サービスを利用し、面接の日程調整では担当者が連携した Google LLC（米国法人）および Zoom Communications, Inc.（米国法人）のサービスとの間で必要な情報をやり取りします。これらは個人情報の保護に関する法律第28条に定める「外国にある第三者への提供」に該当する可能性があるため、貴社は、本サービスの利用にあたりこれに同意し、必要な範囲で応募者・入社者に対する説明・同意取得を行うものとします。

当社は、これらの委託先が国際的なセキュリティ基準に基づく安全管理措置を講じていることを確認し、適切なデータ処理契約を締結したうえで利用します。

第7条　貴社（お客様）の責任

当社は、貴社から委託を受けて取り扱う応募者・入社者の情報について、貴社の指示および本ポリシーに従って安全管理措置を講じます。

第8条　Cookie等の利用

本サービスは、利用者の利便性向上、認証セッションの維持、利用状況の分析等を目的として、Cookieおよび類似技術（ローカルストレージ等）を利用します。

利用者は、ブラウザの設定によりCookieの受け取りを拒否することができますが、その場合、本サービスの一部または全部をご利用いただけない場合があります。

第9条　個人情報の保管期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間に限り保有します。具体的な保管期間は以下のとおりです。

• 貴社の企業情報・担当者情報：ご契約期間中。契約終了後は速やかに削除します（法令により保管が必要な場合を除く）。
• 貴社が登録した応募者・入社者の情報：貴社アカウントが存続する限り、又は貴社が削除するまで保管します。貴社は本サービス上でこれらを削除することができます。
• 入社者本人が申告したフィードバック・コンディション等の情報：対応する入社者情報が存続する限り保管します。
• ログ情報：取得から原則1年間。不正調査等に必要な場合はその限りではありません。

第10条　利用者の権利

貴社および本サービス上で情報を取り扱われる本人は、当社に対して、自己の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を請求することができます。

なお、貴社が登録した応募者・入社者の情報に関する本人からの請求については、当社は原則として委託元である貴社に対応を依頼し、又は貴社と連携して対応します。これらの請求は、本ポリシー末尾に記載する問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応いたします。

第11条　契約終了・退会時の取扱い

貴社が本サービスのご契約を終了し、又はアカウントを退会した場合、当社は以下のとおりデータを取り扱います。

• 貴社の企業情報・担当者情報、および貴社が登録した応募者・入社者の情報は、退会・契約終了処理の完了をもって速やかに削除されます。
• ただし、法令に基づき保管が義務付けられている情報および不正利用の調査等のために必要な情報については、当該必要性がなくなるまで保管することがあります。
• ご契約終了に先立ち、貴社は必要なデータのエクスポート・保存を行うものとします。

第12条　本ポリシーの変更

当社は、法令の改正、本サービスの内容変更その他の事情により、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での告知またはメール等の方法により、利用者に対して事前に通知いたします。

第13条　お問い合わせ窓口

本ポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。