採用管理システムのカスタムフィールド設計｜見極め情報の一元管理術

なぜ標準項目だけでは見極め情報が分散するのか

多くのATSには氏名・応募経路・選考ステータスといった標準項目が用意されています。しかしこれらは管理上必要な情報であり、候補者の実際の働きぶりや適性を判断するための情報ではありません。

結果として、面接官の所感はメールやチャットに、適性検査の結果はPDFのまま、リファレンスチェック（第三者評価）の内容は担当者の記憶や別ファイルに、というように情報が分散しがちです。これでは採用会議の場で一覧性のある比較ができず、評価のばらつきも生まれやすくなります。

一元管理すべき見極め情報を洗い出す

カスタムフィールドを設計する前に、自社の選考フローの中でどの段階にどんな見極め情報が発生しているかを棚卸しします。思いつきで項目を増やすと入力負担が増え、形骸化の原因になります。

一般的に中途採用で扱われる見極め情報には、次のようなものがあります。入社後の活躍との関連を意識しながら、自社に必要な項目だけを選ぶことが重要です。

• 書類選考時の評価コメント・懸念点
• 各面接官の評価点とフリーコメント
• 適性検査（性格・能力）のスコアと傾向
• リファレンスチェック（第三者評価）で得られたコメントや評価項目
• 内定後の意向度・懸念事項

カスタムフィールド設計の具体的な手順

項目を洗い出したら、入力形式・入力タイミング・入力者・閲覧権限の4点を決めていきます。この設計を曖昧にしたまま運用を始めると、入力の抜け漏れやデータの不統一が起こりやすくなります。

入力形式は自由記述とスコア（選択式）を使い分けるのがポイントです。自由記述は情報量が豊富ですが比較がしにくく、スコアは比較しやすい反面ニュアンスが落ちます。両方を併用する設計が実務的です。

• 入力形式：自由記述欄とスコア選択欄を項目ごとに使い分ける
• 入力タイミング：各選考ステップ終了後の何時間以内に入力するかを決める
• 入力者：面接官・人事・推薦者のうち誰が担当するかを明確にする
• 閲覧権限：現場担当者・人事・経営層で見られる範囲を分ける

第三者評価（リファレンスチェック）をATSに統合する際のポイント

リファレンスチェックの結果は、面接や書類だけでは見えにくい候補者の実際の働きぶりを補う情報として活用されています。これをATSの候補者ページに同じ画面で表示できるようにしておくと、面接評価や適性検査の結果と並べて総合的に判断しやすくなります。

ただし第三者評価には推薦者の個人情報や候補者の経歴に関する機微な内容が含まれる場合があります。実施にあたっては候補者本人の同意を得たうえで情報を取得し、閲覧権限を限定するなど、個人情報の取り扱いに配慮した運用設計が欠かせません。

近年は候補者本人の同意のもとで第三者評価を集約・可視化するサービスを活用し、その結果をATSの候補者情報と連携させる企業も見られます。情報を一箇所に集約することで、選考後半の判断材料として参照しやすくなる点がメリットです。

運用を定着させるための注意点

カスタムフィールドは作って終わりではなく、実際に入力され、採用判断に使われて初めて意味を持ちます。入力項目が多すぎると現場の負担が増え、次第に空欄のまま放置されるケースが少なくありません。

まずは必要最小限の項目から始め、運用状況を見ながら段階的に項目を追加していく方が定着しやすい傾向にあります。また定期的に入力率や活用状況を確認し、使われていない項目は見直す仕組みも併せて用意しておくとよいでしょう。

• 項目数は必要最小限からスタートし、段階的に拡張する
• 入力率をレポートで確認し、未入力が多い項目は原因を確認する
• 採用会議でカスタムフィールドの情報を実際に参照する運用を定着させる