採用管理システムで評価情報を集約する方法｜見極め精度向上の設計

評価情報がバラバラになる採用現場のよくある状態

中途採用の選考では、書類選考メモ、面接官ごとの評価シート、適性検査の結果、リファレンスチェック（第三者評価）の結果など、複数の情報が候補者ごとに発生します。

これらが別々のファイルやツールに保存されていると、最終判断の場で誰かが都度集めてくる作業が必要になります。選考スピードが落ちるだけでなく、情報を見落とすリスクも高まります。

特に面接官が複数いる場合、評価シートの保管場所が人によって違っていたり、メールの奥に埋もれていたりすることは珍しくありません。

評価情報を一元管理するとどう変わるか

採用管理システム（ATS）に評価情報を集約すると、候補者ごとのページを開くだけで、書類選考の所見から最終面接の評価、適性検査のスコア、第三者評価の結果まで一覧で確認できます。

合否判定の会議でも、参加者が同じ画面を見ながら議論できるため、情報の行き違いが減ります。また、採用担当者の異動や退職があっても、評価情報が個人のPCやメールに紐づいていなければ、引き継ぎがスムーズです。

評価情報が蓄積されていくと、どのような評価傾向の候補者が入社後に活躍しているかを振り返る材料にもなります。

ATSに集約すべき評価情報の種類

一口に評価情報といっても種類はさまざまです。まずは自社の選考フローで発生している評価情報を棚卸しすることから始めると、ATSに何を登録すべきかが見えてきます。

• 書類選考時のスクリーニングメモ・評価点
• 面接官ごとの評価シート（評価項目別のスコアとコメント）
• 適性検査（SPI・性格検査など）のスコアとレポート
• リファレンスチェック（第三者評価）の結果サマリー
• 面接後の社内共有メモや懸念点

導入の順序｜現状フローの棚卸しから運用ルールまで

評価情報の一元化は、いきなりシステムに入力項目を作るところから始めると定着しません。まず自社の選考フローを整理し、どの段階で誰がどんな評価情報を作成しているかを可視化することが先です。

次に、その評価情報をATS上のどの項目・どのタイミングで登録するかを決めます。面接評価シートはテンプレート化してATSのフォームに落とし込み、適性検査や第三者評価のような外部サービスの結果は、ファイル添付やリンク、連携機能で紐づける設計にすると運用がシンプルになります。

最後に、誰が評価情報を入力し、誰が閲覧できるのかという運用ルールを決めて周知します。入力ルールが曖昧なまま始めると、結局一部の担当者しか使わないシステムになりがちです。

• ①現状の選考フローと評価情報の発生ポイントを洗い出す
• ②ATSに集約する評価情報の種類と入力タイミングを決める
• ③面接評価シートなどのテンプレートをATS上のフォームに統一する
• ④外部サービス（適性検査・第三者評価）との連携方法を決める
• ⑤入力担当者・閲覧権限などの運用ルールを周知する

第三者評価（リファレンスチェック）を同じ画面に集約する設計のポイント

リファレンスチェックのような第三者評価は、面接や書類だけでは見えにくい「実際の働きぶり」を補う情報として活用されることが増えています。ただし、結果が別のツールやメール添付のままだと、最終判断の場で参照されずに終わってしまうこともあります。

候補者の面接評価や適性検査の結果と同じ画面で第三者評価を確認できるようにしておくと、選考担当者が多角的な情報を揃えたうえで合否判断がしやすくなります。キャリアカのようなサービスでは、第三者評価の結果をオンラインで集約し、採用管理の仕組みと組み合わせやすい形で可視化することを想定しています。

どのサービスを使う場合でも、第三者評価の取得には候補者本人の同意取得や個人情報の適正な取り扱いが前提となります。運用ルールを決める際は、人事部門内だけでなく法務部門とも相談しながら進めることをおすすめします。

評価情報を集約する際の注意点

評価情報には候補者の個人情報が含まれるため、ATS上でも誰がどこまで閲覧できるかをあらかじめ設計しておく必要があります。採用担当者全員が全ての情報を見られる状態ではなく、職務や役割に応じた権限設定を検討しましょう。

また、評価情報を長期間保管し続けることが適切かどうかも、採用フローとは別に社内で確認しておくとよいでしょう。保管期間や削除ルールについては、自社の個人情報保護方針に沿って運用することが重要です。