退職者面談（エグジットインタビュー）の進め方｜早期離職を防ぐ活用法

退職者面談が採用改善に役立つ理由

退職者面談（エグジットインタビュー）とは、退職が決まった社員に対して、退職理由や在籍中の課題を聞き取る面談です。目的は引き止めではなく、組織や採用プロセスの改善に活かすことにあります。

在職中の1on1やアンケートでは出てこなかった本音が、退職を控えた段階で初めて語られることは珍しくありません。特に早期離職の場合、入社前の期待と実際の業務・職場環境とのギャップが原因になっているケースが多く見られます。こうしたギャップは、選考段階で候補者の実像や志向をどこまで把握できていたかにも関わってきます。

実施タイミングと対象者の選び方

退職者面談は、退職意思が確定し、引き継ぎのスケジュールが見えてきた段階で行うのが一般的です。あまり早いタイミングだと引き止めと受け取られやすく、逆に最終出社日直前だと十分な時間を確保できません。

全退職者に一律で実施する運用のほか、入社1年未満の早期離職者を優先的に対象とする運用も考えられます。早期離職は採用プロセスや受け入れ体制の課題が反映されやすいため、原因分析の優先度が高いといえます。

• 退職意思確定後、最終出社の2〜3週間前を目安に設定する
• 早期離職者（入社1年未満）を優先対象とする
• 円満退職・トラブル退職を問わず、可能な範囲で実施する

本音を引き出す質問設計のポイント

退職者面談では、直属の上司ではなく人事など第三者的な立場の担当者が聞き手になることで、率直な回答を得やすくなります。上司本人が聞き手だと、関係性への配慮から本音が出にくいためです。

質問は「なぜ辞めるのか」を直接的に聞くよりも、入社時の期待と実際の業務・職場のギャップ、意思決定のきっかけとなった出来事など、具体的な場面を掘り下げる形が有効です。

• 入社前に期待していたことと、実際の業務・環境で感じたギャップ
• 配属後のオンボーディングやフォロー体制についての実感
• 上司・同僚との関係性や職場のコミュニケーションについて
• 退職を決めた具体的なきっかけやタイミング
• 在職中に改善してほしかった点（任意で構わない範囲で）

得られた情報を採用選考にどう反映するか

退職者面談で集めた情報は、個人が特定されない形に整理し、採用要件やJD、面接での確認事項の見直しに活用します。例えば「裁量の大きさ」に対する期待と実態のギャップが繰り返し挙がる場合、求人票や面接での説明を具体化する必要があります。

また、退職理由の傾向を分析すると、特定の職種やチームで早期離職が起きやすいといった傾向が見えてくることもあります。こうした傾向を踏まえ、選考段階で候補者の働き方の志向や過去の実際の働きぶりを丁寧に確認することが、ミスマッチの未然防止につながります。書類や面接だけでは把握しきれない部分については、同意を得たうえで元上司や同僚など第三者からの評価を参考にする方法も選択肢の一つです。

運用上の注意点

退職者面談は任意の協力を前提とし、参加を強制しない姿勢が大切です。退職を控えた社員にとって心理的な負担になりやすいため、実施の目的を丁寧に説明し、答えたくない質問には答えなくてよいことを伝えます。

聞き取った内容には個人が特定できる情報や評価に関わるセンシティブな内容が含まれる場合があります。社内での共有範囲を限定し、個人情報の取扱いに配慮した管理を行うことが求められます。